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就職ノウハウ
就活コラム
2016年7月1日

「おっ、この子は違うな!」と思わせる就活メールのマナー、5つのポイント

就活メールにもマナーがあります。

私は仕事柄、就活セミナーでお会いした学生の皆さんからメールをいただくことがあるのですが、メールのマナーがきちんとできている方はだいたい10人に1人くらいになります。滅多にいらっしゃらないというのが実感です。その分、メールマナーがきちんと出来ている学生さんに出会うと

「おっ、この子は違うな」と感じるわけです。

就活中は、OB訪問の前後や企業の方から名刺をもらったタイミングなど、メールを送る機会はたくさんあります。そういったメールを送る状況ですぐに実践できて効果のあるポイントをご紹介します。

就活メールを作成中

<目次>
1. メールタイトル(件名)は簡潔に!
2. 書き出しに注意!
3. 名を名乗る!
4. 読みやすさにこだわる!
5. 終わりは署名!
6. 就活メールマナーFAQ(よくある質問)編


1. メールタイトル(件名)は簡潔に!

ビジネスパーソンは、(業種や職種・役職によって差がありつつも)一日に数十通ものメールを受信しています(百通を超えるケースも普通にあります)。

そんな中、優れたビジネスパーソンは、メールの確認漏れがないように「件名」と「差出人」をぱっと見ただけで、ヒヨコの雄雌(おすめす)を瞬時に判定するがごとくのスピードで、

【すぐに対応する】
【後で対応する(マーキングする)】
【とりあえず後回し】

に分類をしています。そういったシビアな状況においては、なんだかよくわからない件名や、知らない差出人のメールが【とりあえず後回し】にカテゴライズされるのは必然と言えます。

「いやいや、私のメールを読んでくださいよ!」

そう願う方は、メールタイトルに、メール本文に書いた内容のまとめ(要約情報)と、あなたの名前を所属と合わせて簡潔に書くようにしましょう。

OB訪問のお礼(●●大学 森田山男)
会社訪問のお礼と感想(●●大学 森田山男)

一見すると、地味なメールタイトルに見えるかもしれませんが、これでいいんです。これが簡潔なメールタイトルなのです。ですから、くれぐれも顔文字とか変な記号は使わうことのないようにしましょう。目立てばいいというものではありませんし、場合によっては「なんて常識に欠ける学生さんだ(怒)」という印象を相手に与えてしまう可能性があります。

悪い例

OB訪問のお礼(´∀`)ノ(●●大学 森田山男)
☆☆☆OB訪問のお礼☆☆☆(●●大学 森田山男)


2. 書き出しに注意!

メールの本文では書き出しに注意が必要です。

ビジネスメールでは、まず「誰に宛てたメールなのか?」を書くのがルールです。(株)●●というように略してはいけません。名刺を頂いている場合は名刺を参考にして、誤字脱字がないように、書く順番を間違えないように集中して書きましょう。

株式会社●● 人事部 海田川男 様


3.名を名乗る!

宛名を書いた後は、自分が何者であるのかを必ず大学名とフルネームのセットで名乗りましょう。

その際、敬語は正しく使うことを意識しましょう。初めてメールを送る相手であれば「●●大学の森田山男と申します」が良いです。すでにメールのやり取りをしている相手であれば「●●大学の森田山男です」で構いません。

株式会社●● 人事部 海田川男 様

●●大学の森田山男と申します。


4. 読みやすさにこだわる!

相手は多忙なビジネスパーソンですから、メールを読みやすくする配慮が欠かせません。相手に伝わる文章を書くことが最も効果的ですが、そういった文章を書くためには高度なライティングスキルが必要になります。

ここでは、高度なライティングスキルがなくても手軽に実践できて、それなりの効果がある方法をご紹介します。それは「適切な改行を入れる」という方法です。いくつか例を見ていきましょう。

良い例

●●大学の森田山男と申します。

先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。お話を伺う中で特に印象的だったことは○○さんの仕事観でした。

「仕事のやりがいとは?」という私の質問に対して…

悪い例

●●大学の森田山男と申します。先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。お話を伺う中で特に印象的だったことは、○○さんの仕事観でした。「仕事のやりがいとは?」という私の質問に対して…


微妙な例

●●大学の
森田山男と申します。

先日は

貴重なお時間を
頂戴しまして、
ありがとうございました。

お話を伺う中で
特に印象的だったことは
○○さんの仕事観でした。

「仕事のやりがいとは?」
という私の質問に対して…


悪い例では、改行を入れていないので文字が詰まって読みづらいですね。スマートフォンなどの画面が小さいデバイスで読むと、画面全体が文字で埋め尽くされることもあるので、余計に見苦しくなります。

微妙な例では、改行を多用し過ぎている点が問題です。改行は「意味の切れ目」や「文章にリズムを作る目的」で使うものですから、改行の使い過ぎには気を付けましょう。


5. 終わりは署名!

メール本文の最後には署名を書きましょう。

署名は基本的なメールのマナーであると同時に、自分にとっても大きなメリットがあります。名刺代わりになるんですね。

メールを受け取った相手の方から、メールの送り手であるアナタに連絡を取ろうと思った場合、署名があることで、緊急時に電話で連絡を入れることができるようになったりします。また、いつもやり取りをしているメールアドレスで連絡が取れない場合も、携帯で使っているメールアドレスに連絡を入れることができます。

==========================
●●大学 ●●学部 ●●学科 3年
森田 山男

TEL:090-1234-5678
E-mail:myamao@hogehoge.com
==========================


就活メールマナーFAQ(よくある質問)編

<メールを見落とさないための方法>

【Q】企業からのメールをよく見落とすのですが、見落とすことのないようにするための方法はないでしょうか?

【A】メーラー(メールソフト)のフィルタ機能を活用しましょう。Gmailの場合は以下情報を参考にされると良いでしょう。また、場合によっては、企業からのメールが意図せず迷惑メールフォルダに自動で振り分けられていることも起こります。定期的に迷惑メールフォルダをチェックすることを習慣化しましょう。

・参考情報
フィルタを作成してメールを自動処理(Google Apps セットアップ&サポート)


<メール上の言葉づかいについて>

【Q】メールを書く際に、言葉づかいに悩むことが多いのですが、学生がよく間違える言葉づかいについて教えてほしいです。

【A】「御社と貴社」の間違いはよく目にします。話し言葉では「御社」が正しく、書き言葉では「貴社」が正しいです。また「了解と承知」の間違いも起こりやすいです。敬語としては「了解しました」で問題ありませんが、ビジネスマナー上はあまり好ましくありません。一般的に使われている「承知いたしました」を使うようにしましょう。


<メール返信のスピードについて>

【Q】先輩から「企業からのメールにはすぐに返信したほうが良い」と教わったのですが、受信してから、いつまでに返信するべきでしょうか?

【A】面接やOBOG訪問の日程調整メールなどの「こちら側の返信を相手側が待っていること」が明確な場合においては、メールを確認次第、すぐに返信することを意識しましょう。

また、就活繁忙期では何社もの企業と同時並行でメールコミュニケーションをすることが常態化します。A社の面接日程調整中で、B社から受信した面接日程調整の対応が遅れるという状況も起こり得ますが、そういった場合においても、B社に対しては「いついつまでに希望日程をご連絡させていただきます」という旨のメールをすぐに返信するようにしましょう。


以上になります。

メールでのコミュニケーションは面と向かって会話をするのと違い、仕草や表情などで自分の感情や意図を伝えることができません。文章が全てですから、自分が意図しなかったとしても(悪気はなかったとしても)、相手にとっては「なんて失礼な学生だ!」と受け取られてしまうこともあるんです。

そういったすれ違いは本当にもったいないことですから、マナーを守ることで、「伝えたいことが伝わる」メールコミュニケーションができるようになれば、それは何よりです。


(ジョブウェブ編集部)

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コメント
佐藤孝治

OB訪問をした方がいいよと言われるけど、どうすればいいのか分からないという相談が最近多くなってきました。これを読んだり、聞いたりすれば、必ず一歩前進する記事や音声をまとめてみました。ご参考にして頂ければ幸いです。
http://www.jobweb.jp/blog/student/2049689/17082

2014/12/09 07:49
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