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就職ノウハウ
就活コラム
2016年7月1日

「おっ、この子は違うな!」と思わせる就活メールのマナー、5つのポイント

就活メールにもマナーがあります。

私は仕事柄、就活セミナーでお会いした学生の皆さんからメールをいただくことがあるのですが、メールのマナーがきちんとできている方はだいたい10人に1人くらいになります。滅多にいらっしゃらないというのが実感です。その分、メールマナーがきちんと出来ている学生さんに出会うと

「おっ、この子は違うな」と感じるわけです。

就活中は、OB訪問の前後や企業の方から名刺をもらったタイミングなど、メールを送る機会はたくさんあります。そういったメールを送る状況ですぐに実践できて効果のあるポイントをご紹介します。

就活メールを作成中

<目次>
1. メールタイトル(件名)は簡潔に!
2. 書き出しに注意!
3. 名を名乗る!
4. 読みやすさにこだわる!
5. 終わりは署名!

1. メールタイトル(件名)は簡潔に!

ビジネスパーソンは、(業種や職種・役職によって差がありつつも)一日に数十通ものメールを受信しています(百通を超えるケースも普通にあります)。

そんな中、優れたビジネスパーソンは、メールの確認漏れがないように「件名」と「差出人」をぱっと見ただけで、ヒヨコの雄雌(おすめす)を瞬時に判定するがごとくのスピードで、

【すぐに対応する】
【後で対応する(マーキングする)】
【とりあえず後回し】

に分類をしています。そういったシビアな状況においては、なんだかよくわからない件名や、知らない差出人のメールが【とりあえず後回し】にカテゴライズされるのは必然と言えます。

「いやいや、私のメールを読んでくださいよ!」

そう願う方は、メールタイトルに、メール本文に書いた内容のまとめ(要約情報)と、あなたの名前を所属と合わせて簡潔に書くようにしましょう。

(例)
OB訪問のお礼(●●大学 森田山男)
会社訪問のお礼と感想(●●大学 森田山男)

一見すると、地味なメールタイトルに見えるかもしれませんが、これでいいんです。これが簡潔なメールタイトルなのです。ですから、くれぐれも顔文字とか変な記号は使わうことのないようにしましょう。目立てばいいというものではありませんし、場合によっては「なんて常識に欠ける学生さんだ(怒)」という印象を相手に与えてしまう可能性があります。

(ダメな例)
☆OB訪問のお礼(´∀`)ノ(●●大学 森田山男)


2. 書き出しに注意!

さて、メールタイトルを仕上げた後はメールの本文を書くわけですが、書き出しには注意が必要です。ビジネスパーソンが日々やり取りするメールでは、まず誰に宛てたメールなのかを書くのがルールです。

(例)
株式会社●● 人事部 海田川男 様

というように書きます。「(株)●●」というように略してはいけません。名刺を頂いている場合は名刺を参考にして、誤字脱字がないように、書く順番を間違えないように集中して書きましょう。

なお、企業の採用活動では個人のメールアドレスではなく「採用担当者共通」のメールアドレスが存在することがあります。「recruit@hogehoge.com」みたいなものですね。こういったメールアドレスの場合は、宛名をちゃんと書かないと、誰宛のメールなのかが分からないがゆえに、迷子メール(誰も対応しないメール)となってしまう可能性があります。


3.名を名乗る!

宛名を書いた後は、自分が何者であるのかを必ず大学名とフルネームのセットで名乗りましょう。

その際、敬語は正しく使うことを意識しましょう。初めてメールを送る相手であれば「●●大学の森田山男と申します」が良いです。すでにメールのやり取りをしている相手であれば「●●大学の森田山男です」で構いません。

(例)
株式会社●● 人事部 海田川男 様

●●大学の森田山男と申します。


4. 読みやすさにこだわる!

相手は多忙なビジネスパーソンですから、メールを読みやすくする配慮が欠かせません。相手に伝わる文章を書くことが最も効果的ですが、そういった文章を書くためには高度なライティングスキルが必要になるので、ここでは、簡単にできる方法をご紹介します。

それは「適切な改行を入れる」という方法です。いくつか例を見ていきましょう。

(良い例)
●●大学の森田山男と申します。

先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。○○さんのお話を伺う中で特に印象的だったことは●●さんの仕事観でした。

「仕事のやりがいとは?」という私の抽象的な質問に対して・・・


(悪い例)
●●大学の森田山男と申します。先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。お話を伺う中で特に印象的だったことは、○○さんの仕事観でした。「仕事のやりがいとは?」という私の抽象的な質問に対して・・・


(微妙な例)
●●大学の森田山男と申します。

先日は
貴重なお時間を頂戴しまして、
ありがとうございました。

○○さんのお話を伺う中で

特に
印象的だったことは
●●さんの仕事観でした。

「仕事のやりがいとは?」

という私の抽象的な質問に対して・・・


悪い例では、改行を入れていないので文字が詰まって読みづらいですね。スマートフォンなどの画面が小さいデバイスで読むと、画面全体が文字で埋め尽くされることもあるので、余計に見苦しくなります。

微妙な例では、改行を多用し過ぎている点が問題です。改行は「意味の切れ目」や「文章にリズムを作る目的」で使うものですから、使い過ぎには気を付けましょう。


5. 終わりは署名!

メール本文の最後には署名を書きましょう。

(例)
==========================
●●大学 ●●学部 ●●学科 3年
森田 山男

携帯TEL:090-1234-5678
e-mail:myamao@hogehoge.com
e-mail(携帯):myamano@hoge.ne.jp
==========================

署名は基本的なメールのマナーであると同時に、自分にとっても大きなメリットがあります。名刺代わりになるんですね。

メールを受け取った相手の方から、メールの送り手であるアナタに連絡を取ろうと思った場合、署名があることで、緊急時に電話で連絡を入れることができるようになったりします。また、いつもやり取りをしているメールアドレスで連絡が取れない場合も、携帯で使っているメールアドレスに連絡を入れることができます。


以上、5つ。どれもが基本的なメールのマナーになります。

メールでのコミュニケーションは面と向かって会話をするのと違い、仕草や表情などで自分の感情や意図を伝えることができません。文章が全てですから、自分が意図しなかったとしても(悪気はなかったとしても)、相手にとっては「なんて失礼な学生だ!」と受け取られてしまうこともあるんです。

そういったすれ違いは本当にもったいないことですから、マナーを守ることで、「伝えたいことが伝わる」メールコミュニケーションができるようになれば、それは何よりです。


(ジョブウェブ編集部)


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コメント
佐藤孝治

OB訪問をした方がいいよと言われるけど、どうすればいいのか分からないという相談が最近多くなってきました。これを読んだり、聞いたりすれば、必ず一歩前進する記事や音声をまとめてみました。ご参考にして頂ければ幸いです。
http://www.jobweb.jp/blog/student/2049689/17082

2014/12/09 07:49
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