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就活ブログ

就活のタスク(TO DO)管理とスケジュール管理をどうするか

ジョブウェブ会長の佐藤孝治です。


就活においてタスク(TO DO)管理とスケジュール管理はとても重要です。


・第一志望の企業のエントリーシートの提出を忘れた
・リクルーターと約束していたことを忘れてしまった
・最終面接の時間を勘違いして無断欠席してしまった


というようなことが起こると致命的な状況に陥ってしまいます。


また、インターンシップ、OBOG訪問、会社説明会などの予定で埋まってしまい、自分の時間がなくなってしまうということがあります。


・自分の将来をじっくり考える
・体調を整えるために銭湯に行く
・筆記対策(SPI対策)のトレーニングをする


といった重要だけど緊急ではないタスク(TO DO)は後回しになってしまって、結局やれなかったということになってしまいます。


タスク(TO DO)管理とスケジュール管理は色々な方法があるので、自分にあったやり方を確立してもらえるといいと思いますが、私が使っているツールと考え方をご紹介します。参考にしていただければ幸いです。



■まず、ツールを整えましょう


タスク(TO DO)を紙に書き出して、手帳にスケジュールを記入するというやり方もありますが、おそらくパソコンやスマフォを常に触っていると思いますので、そこに集約することをオススメします。(アイデアを考える時はパソコンとスマフォを手放して、A3の大きい紙とペンを持って考えを書き出して行く方がいいです。拙著「内定の原則」はパソコンを一切開かず、温泉にこもって2日で全体の構成を全て書き出すということをしました。)


タスク(TO DO)管理とスケジュール管理で使うツールは3つです。
1、GmailのToDoリスト https://mail.google.com/ 
2、スマフォアプリ Android ToDo for Google Tasks™     iPhone GoTasks (Google Tasks™ client)
  *現在iPhone GoTasks (Google Tasks™ client)の配信が停止中、オススメのアプリ知りませんか?
3、グーグルカレンダー https://calendar.google.com/


私は、これ以外にも、社内のメンバーで一緒にタスク(TO DO)管理をするツールを使っていますが、就活であればこれで充分いけます。


1、GmailのToDoリスト https://mail.google.com/ は、Gmailのここにあります。


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ToDoリストをクリックするとこのようになります。


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2、スマフォアプリ Android ToDo for Google Tasks™     iPhone GoTasks (Google Tasks™ client)
  *現在iPhone GoTasks (Google Tasks™ client)の配信が停止中、オススメのアプリ知りませんか?


私は、Android ToDo for Google Tasks™を使っています。自動的にGmailのToDoリストを同期されます。


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3、グーグルカレンダー https://calendar.google.com/


これは使っている人が多いのではないかと思います。こんな画面です。


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ツールは整いました。ここからはどのように考えてスケジュール管理をすればいいのかをお伝えします。


 


■具体的にどうやってタスク(TO DO)管理とスケジュール管理をするのか


1、タスクを書き出す


・タスク(TO DO)が思い浮かんだらすぐに「GmailのToDoリスト」または「ToDo for Google Tasks™」に書く
・人から頼まれごとがあったらすぐに「GmailのToDoリスト」または「ToDo for Google Tasks™」に書く
・人と約束したらすぐに「GmailのToDoリスト」または「ToDo for Google Tasks™」に書く
・人にお願いをしたらすぐに【確認】のタスクを「GmailのToDoリスト」または「ToDo for Google Tasks™」に書く


2、タスクを見つめる


3、タスクをすぐやる


4、タスクをする日時を決めて「グーグルカレンダー」に入れる


5、誰か(家族、友達、プロ)にお願いする


6、タスクをやらないことにする


7、タスクをやるタイミングをしばらく先にする


8、着手したが完了していないタスクには【進行中】【打診中】等と書いておく


8、完了したタスクにチェックを入れて終了する


 


■気をつけるべきポイント


1、とにかく、思いついた瞬間、頼まれた瞬間に記録するべし
  ・あっ、なんかやることあったけどなんだったっけ?が気持ち悪い


2、タスクをやる時間をスケジュールに入れるべし
  ・誰かと会うアポはスケジュールに入れるが自分のタスクは入れてない人が多い


3、そのタスクのかける時間を自分で決め、実際にかかった時間と比べるべし
  ・タスクにどれくらい時間がかかるのかの見積もり精度が上がって行く
  ・自分で決めたかける時間を意識すると仕事スピードが上がって行く


4、タスクをやる時間にしている時間帯は、勇気を持って誘いを断るべし
  ・とはいえ、チャンスなお誘いの場合はタスクをリスケジュールする

5、7つの習慣の第三の習慣「最優先事項を優先する」を実践するべし
  ・いわゆる第Ⅱ領域に時間を割くことがとても重要
  ・人間関係作り、予防行為、自分を磨くこと、準備や計画、適度な息抜き



あなたは「7つの習慣」を読んだことがありますか? 


「7つの習慣」は、スティーブン・R・コヴィー博士がアメリカ建国以来、成功者に関する200年分の文献を緻密に調査・分析し、導き出した考え方です。全世界3,000万部、日本200万部のベストセラーで、ビジネス雑誌プレジデントの特集「どの本&著者が一番役立つか」で1位(2008年)となった本です。スティーブン・R・コヴィー博士没後1年を期に新たに訳し直され、『完訳 7つの習慣 人格主義の回復』として生まれ変わりました。私、佐藤孝治も「7つの習慣」への推薦文を寄稿しました。新入社員研修で教わる方も多いと思いますが、就活する際にマスターすれば、内定力は向上します。


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推薦文全部 https://7habits.jp/7h21c/recommendation.html


 ちなみに「7つの習慣」は以下の通りです。


第一の習慣・主体的である(Habit 1 Be Proactive)
第二の習慣・終わりを思い描くことから始める(Habit 2 Begin with the End in Mind)
第三の習慣・最優先事項を優先する (Habit 3 Put First Things First)
第四の習慣・Win-Winを考える (Habit 4 Think Win/Win)
第五の習慣・まず理解に徹し、そして理解される(Habit 5 Seek First to Understand, Then to Be Understood)
第六の習慣・シナジーを創り出す(Habit 6 Synergize)
第七の習慣・刃を研ぐ (Habit 7 Sharpen the Saw)


就活のタスク(TO DO)管理とスケジュール管理については、第三の習慣・最優先事項を優先する (Habit 3 Put First Things First)がとても参考になります。


・重要だが緊急でない活動を行う。
・重要でない活動に対してノーと言う。
・デレゲーション。人に仕事を委任する。
といったことが書かれています。まだ読んだことがない方は、ぜひ、読んでみてください。


以上「就活のタスク(TO DO)管理とスケジュール管理をどうするか」についてご紹介しました。ご参考にしていただければ幸いです。

■最後に、佐藤孝治からのご案内です。


ジョブウェブ佐藤孝治のLINE@就活支援に参加しませんか


2014年から4年間「ジョブウェブ会長「佐藤孝治」による就活支援~LINEコーチング~」という活動をしていました。簡単に言えば、LINEで繋がっている就活生からの質問や相談に応えるという活動です。毎年約200人の方と繋がり活動をしてきました。そして、2017年12月12日から「ジョブウェブ佐藤孝治のLINE@就活支援」をスタートしました。質問や相談に応える活動に加えて、就活やキャリアデザインに役に立つ情報発信をするという部分がバージョンアップしました。


具体的にやっていることは、
・就活やキャリアデザインに役に立つ情報の配信
・悩み相談
・キャリアアドバイス
・人の紹介
・エントリーシート添削(正確には質問を繰り返してのブラッシュアップ)
・「こんな人と飲むんだけどご一緒しませんか?」という突然のお誘い
です。


ジョブウェブ佐藤孝治のLINE@就活支援ユーザーの声をご紹介しています。

「ジョブウェブ佐藤孝治のLINE@就活支援」に参加を希望される方「内定の原則Webセミナー講義編〜就職活動で成功する原則を伝授〜第一志望企業の内定獲得に向けてどうすれば良いのか」を閲覧してください。参加登録をいただくと、メールで「ジョブウェブ佐藤孝治のLINE@」に登録するQRコードとURLが届きますので、フォローをお願いします。あなたの就活を全力でサポートします。

人と人を繋ぎサポートするコンサルタント。起業家・インタビュアー・メンター・作家・研修講師・和太鼓奏者。株式会社ジョブウェブ 創業者・代表取締役会長

人がいいね!と言っています。
舟木 将人
宗一郎
ヒグ!
ともみ
ケイ
佐藤孝治
コメント
ケイ

インターンや会社説明会の日にち、時間は直ぐに手帳にまとめていましたが、タスクはあまりまとめていませんでした。今後、タスクをgmailのto doリスト、Googleカレンダーを使って時間を有効活用しようと思います。

2018/01/27 10:44
ゆーた

最近の私の生活では自分の時間が決定的に欠けていました。タスク管理を活用し時間を確保していきたいと思います。
【タスクをやらない】
就職活動においてエントリーできる企業は無限にあります。なので、興味ある企業を片っ端から受けていたらどこかでボロが出てしまう。
ここで重要になるのが取捨選択だなと思いました。自分の軸を決めて、そこから外れるものは受けないという決断が今後必要になりますね。

2018/01/27 11:22
ともみ

GoogleのTodo list活用について、「人にお願いをしたら【確認】を作成」というのに、なるほどと思いました。自分がやることはタスクとして明確になりやすいですが、誰かにお願いしたことの確認を怠りがちだったと気づかされました。
タスク管理のポイントや「7つの習慣」についても自分と照らし合わせ、最適な時間を有意義に過ごせるように、活用していきます!

2018/01/27 13:20
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